4 conseils pour favoriser la collaboration au sein de votre cabinet

Une collaboration réussie au sein de votre cabinet favorise le partage des connaissances et des savoir-faire de chaque collaborateur. Cela facilite la gestion des projets et permet de gagner en productivité et en temps. Mais comment optimiser l’échange et la circulation des informations ? Voici plusieurs éléments de réponse.

Proposer des espaces de coworking internes

Ni open-spaces ni bureaux partagés, les espaces collaboratifs au sein du cabinet correspondent à des aménagements judicieux instaurés pour créer des zones collectives de rencontres agréables, conviviales, un peu « comme à la maison » ! Les espaces de coworking peuvent prendre la forme de cafétérias, d’espaces « in-between », de salles de détente ou de jeux, de bulles de communication… L’objectif est de multiplier les occasions de se croiser entre collaborateurs lors de moments et de contextes autres qu’une réunion. Ces nouveaux espaces font du cabinet un lieu où les collaborateurs ont plaisir à se retrouver, stimulant leur créativité, l’innovation mais aussi la coopération et l’interdisciplinarité.

Mettre en place un workflow pour booster la collaboration

Le workflow est un outil de gestion qui permet de modéliser et d’automatiser les flux d’informations dans le cabinet. Il précise les circuits de cheminement des documents en identifiant les intervenants concernés, les actions à réaliser (vérification, investigation, validation…) et les délais pour le faire. Quel est son avantage ? Toutes les informations sont regroupées en un seul endroit via un seul flux d’information. Chaque collaborateur peut ainsi savoir facilement qui est responsable d’un dossier et quel est son état d’avancement à un moment précis. À la clé, une nette amélioration de la communication et la collaboration entre les services et économie de messages qui viennent remplir inutilement les boîtes mail !

Opter pour le « Best of Breed »

Le terme “Best of Breed” désigne un système d’information où les logiciels sont interconnectés entre eux, chaque logiciel étant le plus performant de sa catégorie (Achats, Facturation, CRM, Compta, RH etc.). Ce système s’oppose aux solutions « tout intégré » (ERP) où un seul logiciel couvre les différents domaines, mais de manière moins pointue.
Le Best of Breed permet à chaque collaborateur d’avoir une vision à 360° sur les clients grâce à un accès à des données enrichies par chaque service spécifiquement pour les besoins du cabinet : parcours commercial, dernières factures électroniques, réclamations passées et en cours ou encore l’avancée des projets…

Utiliser des solutions collaboratives

Dans leur vie privée, vos collaborateurs utilisent probablement des outils collaboratifs et sociaux. Des fonctionnalités identiques existent dans le cadre professionnel. Les solutions collaboratives couvrent un ensemble d’applications et de logiciels liés entre eux. Elles permettent aux collaborateurs de partager des informations en ligne et de gérer des projets de façon interactive en utilisant des outils de communication efficaces, tels que le team messaging, le partage d’agendas, la gestion de tâches… Vos équipes profiteront d’un gain de temps et une meilleure circulation des informations.

Quels que soient les outils digitaux vers lesquels vous allez vous orienter, il peut être intéressant de vérifier leur compatibilité avec des plateformes collaboratives comme Sharepoint, développé par Microsoft, qui permet notamment de synthétiser les documents et de générer des statistiques décisionnelles.

Si la notion de “collaboratif” vous semble encore lointaine, découvrez 4 concepts clés qu’elle recouvre grâce à notre vidéo dédiée : Do you speak collaboratif ?